Créer des éléments de suivi par envoi d’email 📤
Outre la possibilité d’importer par excel ou créer manuellement vos éléments de suivi, Deveco vous permet également de les créer en les envoyant par email, sans que vous ayez à vous connecter sur l’outil.
Comment créer un élément de suivi par email ?
Pour utiliser cette fonctionnalité :
- Depuis votre client de messagerie habituel (Outlook, Gmail, etc…), créez un nouvel email ou sélectionnez un email à transférer
- Dans le champ destinataire, saisissez l’une des adresses suivantes :
- Pour créer un brouillon : brouillon@deveco.incubateur.anct.gouv.fr
- Pour créer un échange : echange@deveco.incubateur.anct.gouv.fr
- Pour créer une demande : demande@deveco.incubateur.anct.gouv.fr
- Pour créer un rappel : rappel@deveco.incubateur.anct.gouv.fr
- Suivez le mode d’emploi ci-dessous et respectez les conditions citées avant d’envoyer votre email
- Rédigez ou conservez l'objet de l'email (celui-ci deviendra le titre de votre élément de suivi)
- Rédigez ou conservez le corps du message (celui-ci deviendra le contenu de votre élément de suivi)
Mode d’emploi : les conditions à respecter pour que votre envoi fonctionne ☑️
Pour chaque élément de suivi, veillez à bien respecter les conditions ci-dessous.
- Envoyer l’email depuis l’adresse email utilisée pour votre compte Deveco
🚨A savoir :
- Les pièces jointes éventuelles ne seront pas importées dans le brouillon.
- Si vous mettez en copie (CC ou CCI) d'autres utilisateurs Deveco, le système créera un brouillon distinct pour chaque destinataire disposant d'un compte Deveco.
- Envoyer l’email depuis l’adresse email utilisée pour votre compte Deveco
- Dans l’objet de votre email : saisir le SIRET de l'établissement, l'identifiant du créateur d'entreprise ou l'invariant du local
🚨A savoir :
- Les PJ contenues dans l’email que vous envoyez sur Deveco seront également transférées sur l’échange que vous créez.
- Envoyer l’email depuis l’adresse email utilisée pour votre compte Deveco
- Dans l’objet de votre email : saisir le SIRET de l'établissement, l'identifiant du créateur d'entreprise ou l'invariant du local
🚨Important :
- La demande sera par défaut générée dans Deveco avec le type “Autre”, mais vous pourrez bien entendu le modifier ensuite.
- Les PJ contenues dans l’email que vous envoyez sur Deveco seront également transférées sur la demande que vous créez
- Si vous mettez en copie (CC ou CCI) d'autres utilisateurs Deveco, le système créera une demande distincte pour chaque destinataire disposant d'un compte Deveco.
- Envoyer l’email depuis l’adresse email utilisée pour votre compte Deveco
- Ajouter un fichier .ics (fichier d’un évènement de votre calendrier) en pièce jointe de votre email Le titre de l’évènement de votre calendrier doit contenir le SIRET de l'établissement, l'identifiant du créateur d'entreprise ou l'identifiant / invariant du local.
💡Astuce : vous pouvez inviter rappel@deveco.incubateur.anct.gouv.fr à un évènement de votre calendrier dont le titre contient un SIRET ou identifiant. L’invitation envoyée créera alors le rappel dans votre espace Deveco.
🚨Important : Si vous mettez en copie (CC ou CCI) d'autres utilisateurs Deveco, le système créera un rappel distinct pour chaque destinataire disposant d'un compte Deveco.
| Envoyer l’email depuis l’adresse email utilisée pour votre compte Deveco | SIRET, identifiant ou le numéro de créateur dans l’objet du mail | Fichier .ics en PJ avec un SIRET, identifiant / invariant ou le numéro de créateur dans le titre de l’évènement | |
|---|---|---|---|
| Brouillon | x | ||
| Echange | x | x | |
| Demande | x | x | |
| Rappel | x | x |
⚠️ IMPORTANT
- Si vous n’avez pas respecté toutes les conditions et que votre envoi ne fonctionne pas, votre élément de suivi sera créé dans les brouillons, où vous pourrez le transformer en échange, demande ou rappel.
- Si votre élément de suivi a été rattaché à un autre établissement, local ou créateur que ce que vous attendiez, nous vous invitons à consulter les informations ci-dessous. Elles expliqueront probablement pourquoi vous n’avez pas obtenu le résultat attendu :
- Deveco cherchera d’abord dans l’objet un SIRET ou numéro d’identifiant de local ou de créateur pour relier l’élément de suivi à cette entité.
- S’il ne trouve pas d’identifiant ou SIRET, il recherchera un email
- S’il ne trouve ni identifiant/SIRET, ni email, il passera à l’étape 2. : rechercher dans le contenu de l’email.
- Si l’objet contient deux identifiants (SIRET, SIREN, identifiant de local et/ou créateur), Deveco reliera l’élément au premier identifiant correspondant à un établissement puis à un créateur
- En l’absence d’éléments pertinents dans l’objet, Deveco cherchera dans le contenu de l’email transféré les email de contact Deveco.
- Si Deveco trouve une ou plusieurs adresses email dans le corps du texte, mais qu’il n’existe qu’une adresse reliée à un Deveco, Deveco reliera l’élément de suivi à l’établissement, au local ou à la fiche créateur de ce contact.
- Si Deveco trouve une ou plusieurs adresses emails reliées à plusieurs contacts Deveco, alors il créera un brouillon.
- Enfin, si Deveco n’a toujours rien trouvé à ce stade, il cherchera dans les champs “de”, “à” puis “Cc” (expéditeur, puis destinataire, puis CC) un contact Deveco et sélectionnera le premier contact trouvé et la première fonction associée.